LES 5 RÈGLES D’OR POUR RÉUSSIR UN ÉVÈNEMENT

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RÈGLE NUMÉRO 1 : PROVOQUER L’EXPÉRIENCE

Aujourd’hui, le maître-mot est EXPÉRIENCE. Le public est à la recherche d’une aventure unique qui le rendra non seulement acteur mais co-créateur de l’évènement. Cette tendance est bénéfique pour toute manifestation qui verra le taux d’engagement de ses participants croître de façon exponentielle et, par conséquent, l’augmentation de sa visibilité.

Pour cela, vous vous devez de considérer, lors de l’organisation de votre manifestation, un grand nombre de solutions digitales.

Les animations interactives et les objets connectés tels que les vitrines tactiles ou les goodies connectés (bracelets connectés utilisés comme moyen de paiement, tee-shirt avec GPS intégré…) et les casques de réalité virtuelle sont un des facteurs clés de la réussite de votre évènement. Ils permettent aux participants d’interagir avec vous, de faciliter leur expérience et de créer de la donnée utile afin d’améliorer votre manifestation en continue (cf. Les objets connectés dans l’évènementiel).

D’autres solutions sont à envisager pour rendre votre manifestation interactive et participative. Cela nécessite de s’appuyer sur les réseaux sociaux. En effet, la quasi-totalité des personnes qui participeront à votre évènement possède un compte Facebook, Instagram, Snapchat, ou Twitter. Ils sont un média à eux-mêmes et ont un grand potentiel de diffusion, une opportunité qu’un organisateur d’évènement ne doit pas manquer. Des solutions innovantes comme l’influence collective enclencheront la viralité de votre évènement. Celle-ci a pour but de mettre en commun tous les médias que sont les participants afin de diffuser et de soutenir une cause, une manifestation. Mettre en place un community wall est également un facteur d’engagement qui saura vous faire gagner en visibilité.

Un autre facteur de viralité et d’engagement est le live streaming. La puissance de la vidéo, incontournable d’une stratégie marketing, mêlée à l’instantanéité du live, qui répond au besoin de transparence des consommateurs, provoquera une relation de proximité et le sentiment d’être privilégié.

RÈGLE NUMÉRO 2 : FAVORISER LA DIVERSITÉ

En prenant en compte l’aspect expérentiel, la diversité des activités est aussi un atout majeur pour votre évènement. Présenter des animations ou des activités originales et diversifiées, tout en gardant une cohérence avec votre manifestation contribuera à la satisfaction qu’auront les participants de voir plusieurs de leurs intérêts comblés. Pour cela, vous devez impérativement connaître votre cible et ses attentes. Tout en sachant que vos participants sont les premiers ambassadeurs de votre évènement, il faut les satisfaire et les surprendre si vous voulez gagner en visibilité. Leur expérience est la première chose qu’ils partageront à l’extérieur. Une analyse fine de leurs besoins vous amènera donc à trouver les activités et animations qui leurs correspondent au mieux.

RÈGLE NUMÉRO 3 : S’APPUYER SUR UNE DÉMARCHE ÉCO-RESPONSABLE

Les participants attachent de plus en plus d’importance à la responsabilité sociale, économique et environnementale d’un évènement. C’est un puissant vecteur de sympathie. Ils sont notamment sensibles aux choix des fournisseurs locaux et aux solutions écologiques. S’appuyer sur une stratégie éco-responsable, c’est aussi s’inscrire dans la démarche RSE d’un grand nombre d’entreprises.

Cette démarche implique de prendre en compte l’ensemble de la logistique évènementielle. Conduire vos invités dans des voitures électriques, privilégier des fournitures biodégradables ou commander un buffet chez un producteur local. C’est en 2012, que nous voyons cette tendance apparaître, elle est aujourd’hui devenue un véritable enjeu du secteur évènementiel, la norme ISO 20121 a été créée afin de vous aider à inscrire votre manifestation dans une logique de développement durable.

RÈGLE NUMÉRO 4 : SANS OUBLIER L’ANALYSE DU DATA

Lors de votre manifestation, donnez la possibilité aux participants de s’exprimer librement. Cette liberté générera une multitude de données qu’il sera stratégique de recueillir et d’analyser. Cette précieuse collecte passe par l’utilisation de nouvelles technologies comme les applications mobiles évènementielles et les bornes interactives. Elles permettent de relever les besoins et les attentes du public, les tendances qui en ressortent ainsi que les forces et les faiblesses de la manifestation. Cette connaissance aiguë des comportements vous permettra de perfectionner vos actions futures et d’adapter en temps réel votre évènement.

RÈGLE NUMÉRO 5 : ASSURER LA SÉCURITÉ

Dans un contexte social tourmenté, la question de la sécurité est un enjeu majeur de l’évènementiel. Assurer la sécurité des personnes et le bon déroulement de la manifestation relève de la compétence de professionnels certifiés. Quand on parle sécurité, on parle de législations, d’assurances, de moyens humains (équipes de sécurité et de gestion des conflits, équipes de secours, organisateurs) et de moyens techniques et matériels.

Une des nouvelles stratégies sécuritaires est l’utilisation des nouvelles technologies de l’information. En effet, il est désormais possible de surveiller les réseaux sociaux grâce à des mots-clés et grâce à la géolocalisation pour être alerté, en temps réel, d’une menace potentielle afin de pouvoir, par la suite, agir en conséquence.

Tous ces besoins humains, techniques, matériels et ces nouvelles technologies sont essentiels au bon déroulement de votre manifestation. Il s’agit là d’un aspect indiscutable de l’évènementiel afin de garantir le bon déroulement de votre manifestation.